Réussir à bien classer ses différents documents est une chose importante au bon développement d’une entreprise moderne. Le faire manuellement n’est cependant pas toujours la solution adaptée, car cela va nécessiter du temps et de l’argent en conséquence sans vraiment garantir un travail bien fait.
Les nouvelles technologies ont aujourd’hui permis de résoudre ce problème, notamment grâce à des logiciels et des méthodes spécifiques. L’horodatage en est un exemple parfait, car il va permettre de fixer une date et de s’assurer que les documents sont fiables et qu’ils n’ont pas été modifiés. Découvrir en quoi consiste l’horodatage devient alors important.
Qu’est-ce que l’horodatage ?
C’est une méthode qui va permettre de pouvoir enregistrer la date et l’heure d’un fichier, d’un registre, d’un document, ou même d’une publication sur les réseaux sociaux. C’est alors une bonne façon de pouvoir s’assurer de la fiabilité et de l’authenticité du document en question. Dans ce sens, vos documents horodatés pourront vous aider à poser une
signature électronique gratuite qui référencera la date ainsi que l’heure exacte à laquelle le fichier électronique a été modifié. Cela peut aussi aider à garantir que le fichier n’a pas été changé, usurper ou remplacer et donc qu’il n’a été sujet à aucune modification tout au long de sa conservation. Vous pourrez l’accompagner d’une signature numérique pour que les données soient inviolables.
Le fonctionnement
Les manipulations seront alors effectuées par un organisme de confiance tiers appelé horodateur. Celui-ci pourra être actionné automatiquement de manière manuelle à chaque envoi, sauvegarde ou récupération d’une donnée. L’horodateur va alors placer un sceau électronique appeler aussi jeton d’horodatage sur le document ciblé. Une fois placé, le jeton sera positionné de manière permanente sur le document et à chaque nouvelle modification, vous pourrez immédiatement le remarquer. Généralement, l’horodatage sera ajouté à une signature électronique pour garantir une sécurité et une fiabilité optimale. Que ce soit pour tracer les différents échanges entre les organismes, ou pour s’assurer de ne pas dépasser les délais légaux, opter pour l’horodatage est une excellente initiative.
Les différents avantages
Dû à son utilité, l’horodatage pourra être utilisé pour offrir plusieurs avantages aussi bien pour les grandes que pour les petites entreprises. Le premier va alors concerner la sécurité. Un dispositif de coordination de date et d’heure va permettre d’offrir de la précision, de la rapidité, mais surtout une sécurité beaucoup plus élevée. Vous pourrez non seulement tracer le document, mais aussi être averti lorsque celui-ci sera compromis ou en danger. Ainsi, il sera beaucoup plus fiable et les informations qu’il contiendra seront authentiques.
Le deuxième avantage va alors concerner le gain de temps et d’argent. En effet, sur le long terme, une automatisation des actions va permettre de faire des économies de temps. Cela sera aussi plus sûr, et va permettre d’éviter les différentes anomalies telles que les doublons ou les erreurs de pointage.